課題・解決法
手作業の伝票作成・管理が配送トラブル対応の大きな障害に…
既存システムへの機能追加だけで解決できたソリューションとは？
電子機器メーカー G社 部品配送センター
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背景
配送物振り分け業務のシステム化を短期間で実現した電子機器メーカーのG社。しかし、部品配送センターには、まだ手作業で行われている業務が残っており、ここにも課題が潜んでいた。
課題
誤配送・遅送トラブルの原因は紙での伝票管理。問い合わせ対応の遅さも指摘され…
G社の部品配送センターでは、荷物を物流会社に振り分けるシステムは実現しましたが、発送業務には相変わらず人手がかかっている状況でした。当時、各物流会社の伝票作成は手書きのままで、誤記入や記入漏れなどによる配送トラブルが発生。特に繁忙期には、これらのトラブルが頻発していたのです。
センター長のK氏は当時を振り返り、以下のように説明しました。
「誤配送や遅配が発生すると、当然部品を待っている製造現場や、納期に責任がある営業から問い合わせが来ます。そうすると私たちは、ファイリングしてある控え伝票から該当伝票を探し出し、伝票番号を確認します。その後で、各物流会社のウェブサイトで検索して荷物の状況を調べるといった具合に、状況把握にかなりの時間を要していました。そのため、『対応が遅い』と問い合わせ元からクレームを受けていましたね」
このような状況を改善するため、K氏ら部品配送センターのメンバーは、発送業務においてもデジタル化によるミスの撲滅と問い合わせ対応の迅速化を図ることになりました。
「各物流会社が提供する発送業務用アプリを導入すればいいのではないかとも考えましたが、それではアプリが乱立してしまうことになります。管理・運用面からそれは避けたかったし、アプリを提供できない会社もありました」（Ｋ氏）
しかし、多くの物流会社が関わっているため、システム移行が簡単にできるのか…とＫ氏は不安を抱えていました。
課題のポイント
- 発送業務が手書き伝票で運用されており、記入ミスによる誤配・遅配が発生していた
- 配送トラブル時、手作業で控え伝票を探すなど時間がかかり、クレームの元になっていた
- 物流会社ごとの発送用アプリの導入は、アプリの乱立につながるため避けたかった
解決
機能拡張で問題を解決！成果が認められ、他部署を巻き込んだプロジェクトへ発展！
解決のポイント
- Biz/Browserで構築した導入済みのシステムに、伝票の作成・取り込み機能を追加できた
- 発送伝票の自動発行機能により、記入ミスが払拭された
- 伝票番号の取り込みと基幹システムとの連携により、問い合わせが激減した
Ｋ氏は、部品配送センターの主要業務である「振り分け業務システム」のデジタル化に協力してくれたオープンストリームに相談しました。
すると、振り分けシステムの開発プラットフォームであるBiz/Browserを利用して、このアプリケーションに発送伝票作成と伝票番号取り込み機能を追加してはどうかと提案がありました。既に導入しているシステムへの機能追加で解決できればアプリ乱立も避けられると考えたK氏は、すぐにオープンストリームに追加機能の開発を依頼しました。
「機能を追加したことで、ミスも問い合わせも激減しました。具体的な改善点は、振り分けシステムの情報に基づいて自動的に指定の物流会社の伝票を発行できるようにしたことです。また、伝票のバーコードをスキャンすることで伝票番号をシステムに取り込み、配送状況をすぐに確認できるようにしました。そして、外部連携APIによって社内の基幹システムと接続することで、伝票番号などの荷物情報を全社で共有したのです」（Ｋ氏）
部品配送センターでは、このシステム化によって業務全体が見通せるようになり、作業効率が劇的に向上しました。この変化は他部署でも評判となり、製造現場や営業などから業務改善の相談が寄せられるようになりました。
「このような相談に対してオープンストリームは、各現場の意見をプロトタイピングで取り入れ、基幹システムの情報を現場の端末で活用するための共通UI構築を提案してくれました」（K氏）
こうしたK氏たちの取り組みは、現場からのボトムアップによるDX化として上層部からも評価され、現在、共通UI構築実装に向けてプロジェクトが進められています。
